نمایه سازی و چکیده نویسی

مقدمه:

به فرایند “تحلیل محتوای یک سند و یا مجموعه اسناد و برگردان نتیجه این تحلیل به‌واژه‌هایی که در نمایه می‌آید”، نمایه‌سازی می‌گویند. هدف نمایه‌ها تسهیل بازیابی اطلاعات است، بنابراین، ارزش هر نمایه به میزان توفیق آن در کمک به جستجوگر برای بازیابی اطلاعات موردنیاز بستگی دارد.  نمایه‌ها با سازماندهی اطلاعات جستجو را تسهیل می‌کنند. اما کار نمایه، بیش از کم کردن تلاش جستجوگر است: نمایه‌ها سبب اطمینان جوینده از جامعیت و مانعیت جستجو می‌شوند. بطور کلی فرایند “نمایه سازی مفهومی” حداقل از دو مرحله تشکیل شده: شناخت موضوع و ویژگی‌های آن، و توصیف آنها در قالب واژگانی مناسب برای بازیابی.

بخش نمایه سازی کتابخانه مرکزی دانشگاه علوم پزشکی ایران واقع در طبقه اول ساختمان کتابخانه، در سال ۱۳۶۸ و با اهدای ۳۰۰۰ جلد پایان نامه از طرف وزارت بهداشت و درمان به این کتابخانه شروع به کار کرد. از ابتدای شروع به سازماندهی پایان نامه ها، مشکلات و کمبودهای موجود برای نمایه سازی این منابع مشخص شد. در سال ۱۳۶۹ با همت سرکار خانم فاطمه رهادوست عضو هیات علمی گروه کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه ایران و کتابداران این کتابخانه، طرح جمع آوری و مستندسازی سرعنوان های موضوعی پزشکی فارسی به تصویب رسید و در سال ۱۳۷۲ اولین “سرعنوان موضوعی پزشکی فارسی” منتشر شد.  در ادامه این طرح، کتاب “توصیفگرهای پزشکی فارسی” در سه ویرایش (سالهای ۱۳۷۸، ۱۳۸۰ و ۱۳۸۷) توسط کتابداران بخش نمایه سازی و فهرستنویسی کتابخانه؛ خانم ها مریم سندسی، سوسن ارتجاعی، فرین شاهپوریان و مشکوه حسن بیگی منتشر گردید. این کتاب بر مبنای پشتوانه های انتشاراتی موجود در دانشگاه علوم پزشکی ایران و سرعنوان موضوعی کتابخانه ملی پزشکی آمریکا (MeSH) انتشار یافت و تا کنون نسخه الکترونیک آن توسط کتابداران بخش نمایه سازی و فهرستنویسی خانم ها مریم رحمتی تاش و لیلا بهادری روزآمدسازی شده اما بدلیل برخی محدودیتها، ویرایش جدیدی منتشر نشده است.

کلیه فارغ التحصیلان دانشگاه موظفند به منظور تکمیل مدارک تسویه حساب یک نسخه چاپی به همراه لوح فشرده فایل پایان نامه خود را به این بخش تحویل دهند. پس از دریافت، فعالیتهای آماده سازی، فهرستنویسی و نمایه سازی و ورود اطلاعات پایان نامه­ها انجام می­شود. از آنجا که فرایند نمایه سازی، امری تخصصی و هزینه­بر است، مراکز معدودی امکان انجام آن را دارند. کتابخانه مرکزی دانشگاه علوم پزشکی ایران افتخار آن را دارد که از ابتدای تاسیس بخش پایان نامه­ها به منظور تسریع و تسهیل دسترسی کاربران به این منابع، با حضور نیروهای متخصص به نمایه­سازی پایان نامه­ها اقدام کرده است. کارشناسان این بخش امکان بازیابی موضوعی پایان نامه­ها را فراهم می­آورند.

همچنین با آغاز پروژه تهیه “پایگاه اطلاعاتی تمام متن نسخه الکترونیک پایان نامه ها”، فایل دیجیتال کلیه پایان نامه ها تهیه و بخش های مختلف آن تفکیک شده است. بطوریکه برای هر پایان نامه فایل های جداگانه ای برای چکیده فارسی و انگلیسی، فهرست مندرجات، منابع و ماخذ و فایل تمام متن تهیه و در نرم افزار کتابخانه آپلود شده است. این فایلها در کنار اطلاعات کتابشناختی پایان نامه های دانشگاه و در چارچوب قوانین دسترسی به پایان نامه ها در اختیار کاربران قرار می گیرد.

در حال حاضر بیش از ۲۲۰۰۰ پایان نامه چاپی و الکترونیکی در پایگاه اطلاعاتی کتابخانه قابل دسترسی است.

 

اهداف و رسالت ها:
  • گردآوری پایان نامه های دانشگاه و بارگذاری آن ها در کتابخانه دیجیتال
  • توسعه ابزار و روش های استاندارد برای سازماندهی پایان نامه های دانشگاه
  • تهیه بانک اطلاعاتی تمام متن پایان نامه های دانشگاه و تسهیل دسترسی به آنها
  • بهبود دسترسی کاربران به پایان نامه های دانشگاه
  • کمک به افزایش تولیدات علمی دانشگاه از طریق تسهیل دسترسی به پایان نامه ها
  • آموزش کتابداران و کارورزان جهت انتقال تجربیات عملی مرتبط

 

فعالیت ها و خدمات
  1. تدوین دستورالعمل ها و راهنماهای مرتبط (فایل راهنمای ساختار یکپارچه تنظیم پایان نامه)
  2. دریافت پایان نامه دانشجویان و تسویه حساب (دستورالعمل تسویه حساب با کتابخانه مرکزی)
  3. تهیه پایگاه اطلاعات کتابشناختی پایان نامه های دانشگاه علوم پزشکی ایران
  4. تهیه پایگاه الکترونیکی تمام متن پایان نامه های دانشگاه علوم پزشکی ایران
  5. روزآمدسازی پایگاه توصیفگرهای پزشکی فارسی
  6. تهیه فهرست مستند رشته های تحصیلی دانشگاه
  7. تهیه آمارها و لیست مدارک درخواستی
  8. استخراج چکیده نامه های موضوعی
  9. آموزش کارورزان و کتابداران

 

ارتباط با سایر مراکز پایان نامه های علوم پزشکی کشور

 

قوانین،دستورالعمل و راهنما:
  • تعیین خط مشی ها و راهنماهای کلی و موردی
  • پیگیری درخواست ها و مکاتبات اداری
  • بررسی و پیگیری مسایل مربوط به نرم افزار و شبکه
  • تهیه دستورالعمل تسویه حساب و پیگیری مشکلات احتمالی
  • تحویل گرفتن پایان نامه های دانشجویان مقاطع تکمیلی و کنترل فایل الکترونیکی جهت تسویه حساب در مواقع لزوم
  • تسویه حساب با دانشجویان پایین تر از سطح تکمیلی و فلوشیپ (بدون پایان نامه) در مواقع لزوم
  • نمایه سازی موضوعی پایان نامه ها
  • ورود اطلاعات تحلیلی در پایگاه پایان نامه ها
  • واژه گزینی در زمینه موضوعی پایان نامه ها در قالب کلید واژه و کنترل آنها با MeSH آنلاین
  • استاندارد کردن برگردان فارسی توصیفگرها بر اساس تزاروسها، واژه نامه ها، سرعنوانهای موضوعی و تبادل نظر با متخصصان موضوعی
  • افزودن توصیفگرها و ارجاعات جدید در دو پایگاه مستند توصیفگرهای فارسی و لاتین بصورت روزانه
  • ویرایش پایگاه توصیفگرها طبق آخرین لیست اضافات و تغییرات MeSH در پایان هر سال میلادی
  • همکاری با طرح دیجیتال سازی پایان نامه ها
  • کنترل پایان نامه های نمایه سازی شده توسط کارشناسان و یکدست کردن آنها
  • شرکت در دوره­های آموزشی، سمینارها و جلسات
  • تهیه گزارش کار فردی و کلی بخش بصورت ماهیانه
  • آموزش کارورزان مقطع ارشد و بالاتر و کنترل و ارزیابی نهایی کار آنها
  • گزارش عملکرد بخش در بازدیدهای رسمی و غیر رسمی
  • تهیه و ارسال گزارشات و آمار مورد نیاز به دستور مقام مافوق.
  • همکاری با سایر بخش های کتابخانه در مواقع لزوم
  • انجام امور محوله از طرف مقام مافوق

 

شرح وظایف کارشناس نمایه سازی
  • تحویل گرفتن پایان نامه های دانشجویان مقاطع تکمیلی و کنترل فایل الکترونیکی جهت تسویه حساب
  • تسویه حساب با دانشجویان پایین تر از سطح تکمیلی و فلوشیپ (بدون پایان نامه)
  • نمایه سازی موضوعی پایان نامه ها
  • ورود اطلاعات تحلیلی در پایگاه پایان نامه ها
  • واژه گزینی در زمینه موضوعی پایان نامه ها در قالب کلید واژه و کنترل آنها با MeSH آنلاین با نظارت کارشناس مسئول
  • آموزش کارورزان و کنترل و ارزیابی نهایی کار آنها در مواقع لزوم
  • همکاری در تهیه اطلاعات و گزارش های تخصصی مورد نیاز با هماهنگی مقام مافوق.
  • همکاری در بررسی مسایل مربوط به نرم افزار و شبکه
  • شرکت در دوره­های آموزشی، سمینارها و جلسات با هماهنگی مقام مافوق
  • تهیه گزارش کار فردی بصورت ماهیانه
  • همکاری با سایر بخش های کتابخانه در مواقع لزوم
  • انجام امور محوله از طرف مقام مافوق

 

شرح وظایف متصدی آماده سازی و فهرستنویسی پایان نامه ها
  • تحویل گرفتن پایان نامه های دانشجویان مقاطع تکمیلی و کنترل فایل الکترونیکی جهت تسویه حساب
  • تسویه حساب با دانشجویان پایین تر از سطح تکمیلی و فلوشیپ (بدون پایان نامه)
  • ذخیره کردن فایل های پایان نامه ها با شماره مدرک بصورت هفتگی.
  • آماده سازی پایان نامه ها (چسباندن لیبل عطف و تگ، مهر) بصورت هفتگی
  • ثبت پایان نامه های جدید در دفتر ثبت بصورت هفتگی
  • ثبت و فایل CD پایان نامه ها بصورت هفتگی
  • ورود اطلاعات توصیفی در کامپیوتر بصورت هفتگی
  • ورود اطلاعات تحلیلی در کامپیوتر
  • تهیه و روزآمدسازی فهرست مستند رشته های تحصیلی دانشگاه با هماهنگی کارشناس مسئول
  • شرکت در دوره­های آموزشی، سمینارها و جلسات با هماهنگی مقام مافوق
  • تهیه گزارش کار فردی بصورت ماهیانه
  • همکاری در تهیه گزارش های تخصصی مورد نیاز
  • همکاری در بررسی مسایل مربوط به نرم افزار و شبکه
  • پایش و اصلاح اطلاعات پایان نامه ها در نرم افزار در مواقع لزوم
  • آموزش کارورزان (بخش توصیفی) و کنترل و ارزیابی نهایی کار آنها
  • تهیه فرم های مورد نیاز بخش
  • همکاری با سایر بخش های کتابخانه در مواقع لزوم
  • انجام امور محوله از طرف مقام مافوق

 

تجهیزات:

کامپیوتر: ۳ سیستم All in One msi برای کارکنان و ۳ سیستم کارورزی

میز: ۴ عدد میز کار و ۴ عدد میز کامپیوتر

کمد: ۳ عدد

قفسه ها: ۴ عدد

صندلی ها: ۷ عدد صندلی بزرگ و ۳ عدد صندلی کوچک

 

نیروی انسانی:

 

نام و نام خانوادگی سمت اطلاعات تماس
مریم رحمتی تاش  کارشناس مسئول نمایه سازی تلفن: ۸۸۶۲۲۷۵۲-۰۲۱
سارا میرزاعبداله کارشناس نمایه سازی تلفن: ۸۶۷۰۵۰۰۶-۰۲۱
مینا منظم متصدی آماده سازی و فهرستنویسی تلفن: ۸۶۷۰۵۰۰۶-۰۲۱

                                                                                  

اطلاعات تماس:

تهران. بزرگراه همت جنب برج میلاد، دانشگاه علوم پزشکی ایران، ساختمان کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه، طبقه اول، بخش نمایه سازی.

تلفن: ۸۶۷۰۵۰۰۶-۰۲۱

۸۸۶۲۲۷۵۲-۰۲۱

فکس: ۸۸۶۲۲۵۹۳-۰۲۱